Bei schwer zu besetzenden Stellen kann eine Personalvermittlung die Suche übernehmen oder ergänzen. Anbieter leiten Lebensläufe weiter, sprechen Kandidat*innen aktiv an oder führen Interviews und bewerten Bewerbungen. Vergleichen Sie zuerst den Leistungsumfang und dann den Preis.
Legen Sie vor dem Gespräch fest, welche Anforderungen unverzichtbar sind. Bestimmen Sie außerdem, auf welchen Wegen der Anbieter Kandidat*innen suchen soll und wer intern über Bewerbungen entscheidet. So lassen sich Referenzen, Vorgehen, Kosten und Zeitplan anhand derselben Aufgabe vergleichen.
Den Auftrag genau beschreiben
Anbieter verwenden die Begriffe „Personalvermittlung“ und „Personalberatung“ unterschiedlich. Ein Anbieter kann sich auf die Suche und Weiterleitung von Profilen konzentrieren. Ein anderer hinterfragt zusätzlich das Stellenprofil, entwickelt eine Suchstrategie, führt Interviews und begleitet den Auswahlprozess. Entscheidend ist, was im Angebot steht.
Beschreiben Sie die Stelle mit Muss-Kriterien und verhandelbaren Anforderungen. Halten Sie außerdem Vergütungsspanne und Arbeitsort fest. Ergänzen Sie Zieltermin und Entscheidungswege. Klären Sie, ob der Anbieter Stellenanzeigen schaltet oder Kandidat*innen aktiv anspricht. Fragen Sie auch, ob er auf eigene Datenbanken und Netzwerke zurückgreift. Nennen Sie auch Unternehmen, die wegen Kundenbeziehungen oder früherer Mandate nicht angesprochen werden dürfen.
Je genauer Sie den Auftrag beschreiben, desto besser lassen sich die Angebote vergleichen. Wenn Anbieter unterschiedliche Leistungen kalkulieren, sagt der niedrigste Preis wenig über das bessere Angebot aus.
Erfahrung für die Stelle prüfen
Branchenerfahrung ist hilfreich, wenn sie zur konkreten Stelle passt. Ein Anbieter, der ähnliche Aufgaben auf vergleichbarer Ebene besetzt hat, kennt eher die passenden Berufsprofile und weiß, wo sich geeignete Kandidat*innen finden lassen. Ein Branchenschwerpunkt auf der Website belegt diese Erfahrung allerdings noch nicht.
Fragen Sie, welche vergleichbaren Positionen die Person besetzt hat, die Ihren Auftrag tatsächlich bearbeitet. Lassen Sie sich erklären, wie der Anbieter den Suchraum abgrenzt und welche Suchwege er für die Stelle plant. Erfragen Sie auch die Zuständigkeiten: Wer führt das Briefing? Wer recherchiert und spricht Kandidat*innen an? Und wer übernimmt die Interviews? Die Erfahrung des Vertriebsansprechpartners hilft wenig, wenn später andere Personen die Suche ausführen.
Eine enge Spezialisierung kann den Zugang zu passenden Kandidat*innen erleichtern. Sie sollte den Suchraum aber nicht unnötig verkleinern. Bitten Sie den Anbieter deshalb, auch angrenzende Branchen oder Funktionen zu benennen, aus denen geeignete Personen kommen könnten.
Referenzen richtig bewerten
Referenzen sind am nützlichsten, wenn sie einer konkreten Frage nachgehen: Hat der Anbieter eine Stelle besetzt, die Ihrer in Funktion, Ebene und Branche ähnelt? Fragen Sie nach dem damaligen Leistungsumfang und danach, wer die Arbeit ausgeführt hat. Wenn möglich, sprechen Sie direkt mit einer früheren Auftraggeberin oder einem früheren Auftraggeber. So erfahren Sie mehr über Kommunikation, Kandidatenpassung und den Umgang mit Verzögerungen.
Kennzahlen wie eine Besetzungsquote können Sie nur bewerten, wenn Sie wissen, wie sie berechnet wurde. Fragen Sie, welche Suchaufträge und welcher Zeitraum einbezogen wurden und was der Anbieter als „Besetzung“ zählt. Ohne diese Angaben lässt sich die Zahl kaum mit der eines anderen Anbieters vergleichen. Für eine allgemein gültige Mindestzahl an Referenzen oder eine branchenweite Besetzungsquote gibt es keinen einheitlichen Maßstab.
Eine Mitgliedschaft im Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) oder die Verpflichtung auf dessen Qualitätsleitlinien kann zusätzliche Orientierung geben. Die Leitlinien gelten für BDU-Mitglieder und ersetzen nicht die Prüfung des konkreten Anbieters, der zuständigen Personen und des einzelnen Angebots.
Vorgehen und Kosten offenlegen
Ein schriftliches Angebot sollte die Suchmethode und alle Leistungen aufführen. Je nach Auftrag entwickelt der Anbieter das Anforderungsprofil und recherchiert Kandidat*innen. Zu den möglichen Leistungen gehören außerdem die direkte Ansprache, Interviews und Kandidatenberichte. Auch Gespräche kann der Anbieter begleiten. Lassen Sie ebenso festhalten, was nicht enthalten ist. Das verhindert, dass beide Seiten unter derselben Leistung unterschiedliche Dinge verstehen.
Vereinbaren Sie außerdem, wer Ihre Ansprechperson ist, wann der Anbieter über den Stand der Suche berichtet und welcher Zeitplan gilt. Klären Sie, wie der Anbieter mit internen Bewerbungen, direkten Bewerbungen und Kandidatinnen aus Ihrem eigenen Netzwerk umgeht. Bevor der Anbieter Referenzen prüft, muss die betroffene Kandidatin zustimmen. Regeln Sie den Umgang mit vertraulichen Unternehmens- und Kandidatendaten.
Für die Vergütung kommen erfolgsabhängige Honorare und Festhonorare infrage. Möglich sind auch Abrechnung nach Aufwand oder Mischformen. Prüfen Sie bei einem prozentualen Honorar genau, worauf sich der Prozentsatz bezieht. Das kann das Fixgehalt, das Jahreszieleinkommen oder eine breitere Gesamtvergütung sein. Im Vertrag sollten auch Zahlungszeitpunkte, Umsatzsteuer und mögliche Zusatzkosten für Anzeigen, Reisen oder externe Auswahlleistungen stehen.
Ein älterer gemeinsamer Auswahlleitfaden von BPM und BDU nennt rund 30 Prozent des vorgesehenen oder vereinbarten Jahresbruttoeinkommens als Orientierung. Dieser Wert beruht nicht auf einer aktuellen, repräsentativen Marktpreiserhebung und ist kein allgemeingültiger Tarif. Nutzen Sie ihn daher nicht als alleinigen Maßstab. Vergleichen Sie Angebote für dieselbe Stelle und denselben Leistungsumfang.
Bei einem reinen Erfolgshonorar zahlen Sie erst, wenn der Anbieter eine Stelle besetzt hat. Der Branchenleitfaden weist zugleich darauf hin, dass ein Anbieter bei einer aufwendigen Suche den Einsatz früher beenden könnte, wenn kurzfristig kein Ergebnis absehbar ist. Das ist eine Einschätzung aus dem Leitfaden, kein unabhängig belegtes allgemeines Ergebnis. Klären Sie deshalb auch bei diesem Modell, welche Suchleistung der Anbieter schuldet und wann er über Schwierigkeiten berichtet.
Eine gesetzliche Begrenzung gilt für bestimmte Gebühren, die Arbeitsvermittler von Arbeitssuchenden verlangen. Sie ist keine allgemeine Preisobergrenze für die vom Arbeitgeber beauftragte Personalsuche.
Erwartungen gemeinsam abstimmen
Der Anbieter sollte prüfen, ob Anforderungen, Vergütung und die Zahl geeigneter Kandidatinnen auf dem Suchmarkt zusammenpassen. Wenn nur wenige Kandidatinnen das Profil erfüllen, sollten beide Seiten früh besprechen, welche Kriterien sich ändern lassen. Dazu zählen etwa die Berufserfahrung und der Branchenhintergrund. Auch der Arbeitsort kann betroffen sein. Änderungen am Profil können eine andere Suchstrategie und neue Konditionen erfordern.
Legen Sie als Arbeitgeber fest, wer Kandidatenprofile prüft und wie zeitnah Gespräche organisiert werden. Wenn Rückmeldungen lange ausbleiben, nehmen geeignete Kandidat*innen möglicherweise andere Angebote an. Vereinbaren Sie daher einen Berichtsrhythmus und einen klaren Weg, um Verzögerungen oder grundlegende Änderungen an der Stelle zu besprechen.
Regeln Sie im Vertrag, was bei einem Abbruch, einer wesentlich veränderten Stelle oder einer zusätzlichen Besetzung gilt. Eine Nachbesetzungsregelung sollte Dauer, erfasste Fälle, Frist zur Meldung und mögliche Nebenkosten konkret benennen. Auch eine Exklusivvereinbarung braucht klare Grenzen: Legen Sie Laufzeit, Zwischenstände und Abbruchrechte fest. Exklusivität kann Mehrfachansprachen derselben Kandidat*innen und zusätzlichen Koordinationsaufwand vermeiden, garantiert aber kein besseres Ergebnis.
Personalvermittlungen vergleichen
Gehen Sie in fünf Schritten vor:
- Legen Sie intern Anforderungen, Vergütungsspanne, Suchraum und Entscheidungsweg fest.
- Fragen Sie alle Anbieter nach denselben Punkten: Wer bearbeitet den Auftrag? Wie sucht der Anbieter? Welche Leistungen sind enthalten? Welcher Zeitplan gilt? Welche Referenzen gibt es? Wie berechnet sich das Honorar und welche Zusatzkosten fallen an?
- Prüfen Sie vergleichbare Mandate und sprechen Sie nach Möglichkeit mit früheren Auftraggebern.
- Bewerten Sie Preis und Leistung gemeinsam und halten Sie fest, warum Sie sich für einen Anbieter entscheiden.
- Regeln Sie im Vertrag Zuständigkeiten, Berichte, Änderungen, Exklusivität, Abbruch und Nachbesetzung.
Wenn Sie mehrere Angebote einholen, sollten sie auf derselben Stellenbeschreibung und denselben Rahmenbedingungen beruhen. Dann erkennen Sie besser, ob ein Preisunterschied aus einem anderen Leistungsumfang, einer anderen Suchmethode oder tatsächlich aus dem Honorar entsteht.
