Arbeitgeber müssen grundsätzlich Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, einschließlich Überstunden. Nach den derzeitigen Informationen des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) reicht dafür auch ein handschriftlicher Stundenzettel. Ein digitales System ist nicht allgemein vorgeschrieben.
Die Aufzeichnungen helfen, Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten einzuhalten. Selbstständige ohne Beschäftigte unterliegen nicht automatisch denselben Regeln. Stellen sie Beschäftigte an, müssen sie deren Arbeitszeiten dokumentieren und die gesetzlichen Grenzen einhalten.
Was Arbeitgeber erfassen müssen
Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einrichten müssen. Es muss festhalten, wann Beschäftigte ihre Arbeit beginnen und beenden und wie lange sie gearbeitet haben. Auch Überstunden gehören dazu. Die Pflicht ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz. Sie geht über die ausdrückliche Aufzeichnungspflicht in § 16 Absatz 2 des Arbeitszeitgesetzes hinaus. Diese gilt für Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht.
Beschäftigte dürfen ihre Zeiten selbst eintragen. Der Arbeitgeber bleibt trotzdem dafür verantwortlich, dass die Arbeitszeitregeln eingehalten werden. Er muss die Einträge daher in geeigneter Weise prüfen und auf auffällige Arbeitszeiten reagieren. Vertrauensarbeitszeit hebt diese Pflicht nicht auf: Beschäftigte können ihre Arbeitszeit weiterhin flexibel gestalten, müssen sie aber erfassen.
Die allgemeinen Regeln gelten unabhängig davon, ob jemand im Betrieb, im Homeoffice oder mobil arbeitet. Für einzelne Beschäftigtengruppen gelten Ausnahmen oder andere Vorschriften, etwa für Jugendliche. Auch besondere Branchen- und Tarifregeln können die Anforderungen verändern.
Stundenzettel richtig führen
Ein Papierformular kann für einen kleinen Betrieb ausreichen, wenn die Einträge vollständig und nachvollziehbar sind. Ein Stundenzettel sollte Name, Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende und die tägliche Arbeitsdauer enthalten. Ein Feld für Pausen erleichtert die Berechnung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Zusätzliche Felder für Überstunden oder Abweichungen vom Dienstplan helfen bei der Kontrolle.
Beispiel: Ziehen Sie bei der Berechnung der täglichen Arbeitszeit die Pause von der Zeit zwischen Arbeitsbeginn und Arbeitsende ab. Die Pause zählt nicht als Arbeitszeit. Der Stundenzettel sollte deshalb zeigen, wie sich die eingetragene tägliche Arbeitszeit berechnet.
Prüfen Sie regelmäßig, ob Einträge fehlen oder nicht zusammenpassen. Wenn Sie einen Eintrag korrigieren, sollte die Änderung nachvollziehbar bleiben. Diese Maßnahmen helfen im Betrieb. Die allgemeine Pflicht schreibt bislang weder ein bestimmtes Formular noch einheitliche Pflichtfelder vor.
Für die vom Mindestlohngesetz verlangten Arbeitszeitnachweise sind handschriftliche und maschinelle Aufzeichnungen zulässig. Das BMAS verlangt für diese Aufzeichnungen keine Unterschrift von Beschäftigten oder Arbeitgebern. Diese Aussage gilt für Nachweise nach dem Mindestlohngesetz. Übertragen Sie sie nicht ungeprüft auf andere Nachweise.
Digitale Erfassung auswählen
Eine App, ein Webportal oder ein Zeiterfassungsterminal kann Einträge vereinfachen, besonders bei Außendienst, Schichtarbeit und mobiler Arbeit. Entscheidend ist, dass Beginn, Ende und tägliche Dauer verständlich dokumentiert werden. Beschäftigte sollten ihre Einträge einsehen und Fehler melden können. Korrekturen sollten sichtbar und nachvollziehbar sein.
Für Arbeitgeber ist außerdem eine Auswertung hilfreich, die lange Arbeitstage, fehlende Pausen oder kurze Ruhezeiten erkennbar macht. Die Daten sollten sich für betriebliche Prüfungen exportieren lassen. Das Gesetz schreibt diese Funktionen nicht als vollständige Liste vor. Sie sind Empfehlungen für eine verlässliche Praxis.
Nach den BMAS-Informationen besteht keine allgemeine Pflicht zur elektronischen Erfassung; auch eine angekündigte Gesetzesänderung gilt noch nicht als gesetzliche Pflicht. Besteht ein Betriebsrat, sollten Arbeitgeber ihn bei der Ausgestaltung frühzeitig einbeziehen. Bei technischen Einrichtungen können Mitbestimmungsrechte bestehen.
Pausen und Ruhezeiten einhalten
Die Arbeitszeitaufzeichnungen müssen dem Arbeitgeber zeigen, ob Beschäftigte die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes einhalten. Die allgemeinen Regeln lauten:
| Bereich | Allgemeine Regel |
|---|---|
| Tägliche Arbeitszeit | Grundsätzlich höchstens acht Stunden werktäglich. Bis zu zehn Stunden sind möglich, wenn der Durchschnitt innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen höchstens acht Stunden werktäglich beträgt. |
| Pause bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeit | Mindestens 30 Minuten insgesamt. |
| Pause bei mehr als neun Stunden Arbeit | Mindestens 45 Minuten insgesamt. |
| Aufteilung der Pause | Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten sind möglich. |
| Pausenbeginn | Niemand darf länger als sechs Stunden hintereinander ohne Ruhepause arbeiten. |
| Ruhezeit | Zwischen dem Ende eines Arbeitstags und dem nächsten Arbeitsbeginn liegen grundsätzlich mindestens elf ununterbrochene Stunden. |
Diese Regeln enthalten Ausnahmen, etwa für bestimmte Branchen und tarifliche Regelungen. Prüfen Sie Sonderfälle gesondert, statt die allgemeinen Werte ungeprüft auf jedes Arbeitszeitmodell anzuwenden.
Arbeitgeber sollten auch prüfen, wie viel Zeit zwischen dem Arbeitsende und dem nächsten Arbeitsbeginn liegt. So lässt sich erkennen, ob die elfstündige Ruhezeit eingehalten wird. Regelmäßige Prüfungen zeigen außerdem, ob längere Arbeitstage innerhalb des vorgeschriebenen Ausgleichszeitraums ausgeglichen werden.
Bei den Nachweisen nach dem Mindestlohngesetz müssen Arbeitgeber Pausen von der Arbeitszeit abziehen. Ihre genaue Lage und Dauer müssen sie nicht gesondert festhalten. Arbeitgeber müssen die vorgeschriebenen Pausen trotzdem tatsächlich gewähren.
Zusätzliche Pflichten nach dem Mindestlohngesetz
Für bestimmte Beschäftigte gelten konkrete Dokumentationspflichten nach § 17 des Mindestlohngesetzes. Dazu zählen grundsätzlich geringfügig Beschäftigte, mit einer Ausnahme für Minijobs im privaten Bereich, sowie Beschäftigte in bestimmten Branchen. Beispiele sind das Baugewerbe und das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe. Auch Spedition und Logistik sowie Gebäudereinigung und Messebau gehören dazu. Ein weiteres Beispiel ist das Friseur- und Kosmetikgewerbe. Auch für bestimmte Zeitungszustellerinnen und Zeitungszusteller sowie Beschäftigte bei Paketdiensten gelten besondere Regeln. Die genaue Branchenzuordnung muss im Einzelfall geprüft werden; weitere Pflichten können sich aus dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz ergeben.
Bei dieser Dokumentation müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem jeweiligen Arbeitstag aufzeichnen. Sie müssen die Unterlagen mindestens zwei Jahre aufbewahren und bei einer Kontrolle durch den Zoll vorlegen können. Diese Fristen gelten für die gesetzlich bezeichneten Gruppen. Sie lassen sich nicht pauschal auf alle Arbeitszeitnachweise übertragen.
Häufige Fehler bei der Arbeitszeiterfassung
Ein häufiger Fehler ist, nur Überstunden aufzuschreiben. Arbeitgeber müssen grundsätzlich die gesamte tägliche Arbeitszeit erfassen, also auch reguläre Arbeitsstunden. Beschäftigte können ihre Zeiten eintragen, aber der Arbeitgeber bleibt dafür verantwortlich, dass die Schutzvorschriften eingehalten werden.
Auch bei Vertrauensarbeitszeit und mobiler Arbeit gelten die Arbeitszeitregeln weiter. Wer Pausen in die Arbeitsdauer einrechnet oder Pausen zwar abzieht, aber tatsächlich nicht gewährt, dokumentiert die Arbeitszeit nicht gesetzeskonform. Prüfen Sie außerdem, ob besondere Pflichten nach dem Mindestlohngesetz greifen, statt dessen Fristen für alle Beschäftigten gleichermaßen anzunehmen.
Selbstständige mit Beschäftigten
Nach den allgemeinen Regeln müssen Selbstständige ihre eigene Arbeitszeit nicht automatisch so erfassen wie Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten. Verträge, Branchenvorschriften oder andere Vorschriften können im Einzelfall dennoch eine Dokumentation verlangen.
Wer als Selbstständiger Beschäftigte anstellt, muss deren Arbeitszeiten grundsätzlich erfassen und die einschlägigen Arbeitgeberpflichten beachten. Für Jugendliche, bestimmte leitende Angestellte und weitere Sondergruppen können andere Vorschriften oder Ausnahmen gelten. Prüfen Sie in diesen Fällen, welche Vorschriften für die konkrete Beschäftigung gelten.
