Beim Wechsel des Lohnbüros sollten Sie vor allem klären, welche Aufgaben der Anbieter übernimmt, welche Unternehmensdaten er braucht und wer Fristen, Freigaben und Korrekturen verantwortet. Besprechen Sie die Abläufe vor dem Auftrag und halten Sie die Zuständigkeiten im Vertrag fest.
Auch wenn ein Lohnbüro die Abrechnung übernimmt, bleibt der Arbeitgeber für seine gesetzlichen Pflichten verantwortlich. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie beim Wechsel außerdem planen, wie die für eine Sozialversicherungsprüfung nötigen Daten an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt werden.
Fachliche Verantwortung klären
Fragen Sie, wer Ihre Abrechnungen fachlich verantwortet und welche Ausbildung und Erfahrung diese Person hat. Das Steuerberatungsgesetz stellt besondere Anforderungen an Personen, die laufende Lohnabrechnungen erstellen und Lohnsteuer anmelden. Die Bezeichnung „Lohnbüro“ sagt allein nicht, wer die Arbeit fachlich verantwortet.
Klären Sie auch, welche Fälle zum Leistungsumfang des Anbieters gehören und welche ausgeschlossen sind. Die laufende Abrechnung umfasst nicht automatisch eine umfassende Beratung zu Steuern oder Sozialversicherung. Fragen Sie deshalb, wie der Anbieter Sonderzahlungen und Zuschläge behandelt. Klären Sie auch den Umgang mit Firmenwagen und betrieblicher Altersversorgung sowie mit Pfändungen und Minijobs. Vereinbaren Sie, ob er solche Fälle selbst beurteilt, an eine Steuerberatung weitergibt oder Ihre Entscheidung braucht.
Fragen an das Lohnbüro:
- Wer trägt die fachliche Verantwortung für meine Abrechnungen, und welche Qualifikation hat diese Person?
- Welche Beschäftigungsformen und Entgeltbestandteile rechnen Sie regelmäßig ab?
- Wie bearbeiten Sie Eintritte, Austritte, Elternzeit, Krankheitszeiten sowie Änderungen von Gehalt und Arbeitszeit?
- Welche Sonderfälle sind ausgeschlossen oder kostenpflichtige Zusatzleistungen?
- An wen verweisen Sie bei Fragen, die über die laufende Abrechnung hinausgehen?
Leistungen des Lohnbüros festhalten
Halten Sie im Auftrag jede einzelne Leistung fest. Je nach Anbieter umfasst „Lohnabrechnung“ nur die monatlichen Abrechnungen oder auch Meldungen an Sozialversicherungsträger und Lohnsteuer-Anmeldungen. Zum Umfang können außerdem Beitragsnachweise und Zahlungsdateien gehören. Klären Sie außerdem, wer Änderungen entgegennimmt und wer die fertigen Ergebnisse freigibt.
Fragen Sie nach den Fristen. Die Lohnsteuer-Anmeldung und die Zahlung der Lohnsteuer sind grundsätzlich spätestens am zehnten Tag nach Ende des Anmeldungszeitraums fällig. Der Zeitraum ist monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Bei der Sozialversicherung entstehen eigene Meldepflichten, wenn eine Beschäftigung beginnt oder endet. Deshalb muss das Lohnbüro Änderungen beim Personal rechtzeitig erfahren.
- Welche Meldungen und Anmeldungen erstellen und versenden Sie?
- Wer prüft Zahlungsbeträge, veranlasst die Überweisung und kontrolliert die Übermittlungsbestätigung?
- Welche Angaben muss mein Unternehmen bis zu welchem Stichtag liefern?
- Wer meldet kurzfristige Änderungen, etwa einen Eintritt oder eine geänderte Arbeitszeit?
- Wie behandeln Sie verspätete oder unvollständige Angaben?
Software-Schnittstellen testen
Eine Schnittstelle ermöglicht den Datenaustausch zwischen zwei Programmen. Fragen Sie nicht nur, ob das Lohnbüro „Schnittstellen“ anbietet. Nennen Sie die Programme, mit denen Sie Arbeitszeiten, Personal und Finanzbuchhaltung verwalten. Lassen Sie sich zeigen, welche Daten das Lohnbüro übernimmt und ausgibt und in welchem Dateiformat.
Prüfen Sie besonders, wie die Abrechnungsdaten in Ihre Buchhaltung gelangen. Das Lohnbüro sollte erklären, wie es Lohnbuchungen und Kostenstellen darstellt. Außerdem sollte es zeigen, wie Abteilungen und die Zuordnung zu Buchhaltungskonten abgebildet werden. Mit einem Beispielexport erkennen Sie fehlende Angaben oder falsche Zuordnungen, bevor die erste echte Abrechnung erstellt wird.
- Mit welchen Programmen meines Unternehmens tauschen Sie Daten aus?
- Welche Felder und Dateiformate werden importiert und exportiert?
- Können Sie ein Muster für Lohnjournal, Buchungsliste und Auswertungen zeigen?
- Wie werden Änderungen an Kostenstellen oder Abteilungen abgebildet?
- Gibt es vor dem Start einen Testimport oder Vergleichslauf, und wer klärt dabei Abweichungen?
Vereinbaren Sie, wer Abweichungen zwischen den erfassten Arbeitszeiten, den gespeicherten Personaldaten und der Abrechnung prüft. Ein Testlauf hilft besonders, wenn viele variable Lohnbestandteile oder mehrere Kostenstellen berücksichtigt werden. Legen Sie vorher fest, was der Test umfasst und was er kostet.
Haftung und Freigaben regeln
Auch wenn ein Dienstleister die Lohnabrechnung erstellt, bleibt der Arbeitgeber für seine gesetzlichen Pflichten verantwortlich. Für die Lohnsteuer gelten die Haftungsregeln des Einkommensteuergesetzes. Unter bestimmten Voraussetzungen können auch gesetzliche Vertreter persönlich haften. Der Dienstleister bleibt für eigene Fehler verantwortlich. Deshalb muss der Vertrag die Aufgaben genau verteilen.
Vereinbaren Sie, wer die Abrechnungen prüft und freigibt, wer Fristen überwacht und wie der Anbieter Fehler berichtigt. Fragen Sie auch, ob der Anbieter eine Vermögensschaden- oder Berufshaftpflichtversicherung hat und welche Tätigkeiten versichert sind. Eine Deckungssumme, die für alle Anbieter und Fälle gilt, gibt es nicht. Prüfen Sie deshalb den Vertrag und den Versicherungsschutz des Anbieters.
- Welche Aufgaben übernehmen Sie verbindlich, und welche bleiben bei meinem Unternehmen?
- Welche Freigaben benötigen Sie vor dem Versand oder der Zahlung?
- Wie schnell korrigieren Sie Fehler? Wer trägt die Kosten, wenn sie in Ihrem Verantwortungsbereich liegen?
- Welche Haftungsgrenzen enthält der Vertrag?
- Unterstützen Sie bei Prüfungen durch Finanzamt oder Rentenversicherung, und ist diese Unterstützung im Preis enthalten?
Kommunikation mit dem Lohnbüro regeln
Ein fester Ansprechpartner erleichtert Fragen zu einzelnen Abrechnungen. Klären Sie auch, wer bei Urlaub oder Krankheit einspringt und über welchen Weg Sie vertrauliche Unterlagen schicken. Vereinbaren Sie, wie schnell der Anbieter dringende Korrekturen vor dem Auszahlungstermin bearbeitet. Dafür gibt es keine allgemeingültige Frist. Die Vereinbarung sollte zum Bedarf Ihres Unternehmens passen.
Klären Sie auch, welche Auswertungen Sie regelmäßig erhalten und wer sie in Ihrem Unternehmen prüft. Dazu zählen zum Beispiel Abrechnungen, Lohnjournale und Buchungsdaten. Bestimmen Sie eine Person, die Änderungen vollständig und rechtzeitig an das Lohnbüro meldet.
Beschäftigtendaten sicher übertragen
Gehalts-, Steuer-, Bank- und Sozialversicherungsdaten sind vertraulich. Wenn das Lohnbüro personenbezogene Daten für Ihr Unternehmen verarbeitet, muss der Vertrag die Regeln für diese Auftragsverarbeitung erfüllen. Darin müssen unter anderem stehen, warum und wie lange die Daten verarbeitet werden, um welche Daten es geht, welche Pflichten beide Seiten haben und ob weitere Dienstleister eingesetzt werden.
Fragen Sie, wie das Lohnbüro Daten übermittelt, wer sie einsehen kann und wo es sie speichert. Klären Sie, wie der Anbieter Datenschutzvorfälle meldet und was nach Vertragsende mit den Daten passiert. Auch mit dem Auftrag bleibt Ihr Unternehmen für den Datenschutz verantwortlich.
- Wie übermitteln wir Abrechnungsdaten und sensible Dokumente sicher?
- Welche Beschäftigten und Dienstleister können auf die Daten zugreifen?
- Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt, und wo werden die Daten gespeichert?
- Wie informieren Sie mich über einen Datenschutzvorfall?
- Erhalte ich die Daten nach Vertragsende zurück? Welche Daten müssen Sie aufbewahren oder löschen?
Datenübergabe beim Lohnbüro-Wechsel planen
Vor dem Wechsel sollten der bisherige und der neue Anbieter die Übergabe abstimmen. Je nach Wechselzeitpunkt und Auftrag gehören dazu etwa die Grunddaten zu Beschäftigten und Unternehmen, die Lohnkonten für das laufende Jahr, Lohnjournale, Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise und bisherige Lohnsteuer-Anmeldungen. Lassen Sie sich eine Liste der benötigten Unterlagen geben. Klären Sie, wer sie beim bisherigen Anbieter anfordert und prüft, ob alles vollständig ist.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Arbeitgeber beim Wechsel des Abrechnungsprogramms oder des Dienstleisters die für die nächste Sozialversicherungsprüfung nötigen Daten an die Datenstelle der Rentenversicherung übermitteln. Klären Sie, wer die Daten dafür vorbereitet und übermittelt und wer die Bestätigung aufbewahrt. Schalten Sie das alte Abrechnungsprogramm erst ab oder löschen Sie es erst, wenn die erfolgreiche Verarbeitung bestätigt ist.
Für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 können Arbeitgeber bei der Deutschen Rentenversicherung eine Befreiung vom elektronisch unterstützten Betriebsprüfungsverfahren beantragen. Eine erteilte Befreiung regelt nicht pauschal, ob die Daten bei einem bestimmten Anbieterwechsel trotzdem übermittelt werden müssen. Klären Sie das mit dem bisherigen Anbieter und bei Bedarf mit dem zuständigen Rentenversicherungsträger. Für Abrechnungsfälle ab dem 1. Januar 2027 ist die Übermittlung nach Angaben der Rentenversicherung verpflichtend.
- Wer fordert die Unterlagen beim bisherigen Lohnbüro an?
- Welche Daten aus dem laufenden Kalenderjahr werden übernommen und geprüft?
- Wer kümmert sich um die Prüfdaten für die Rentenversicherung?
- Welche Bestätigung muss vorliegen, bevor alte Zugänge oder Datenbestände abgeschaltet werden?
- Was geschieht mit den Daten, die der bisherige Anbieter nach dem Wechsel noch aufbewahren muss?
Zeitpunkt für den Lohnbüro-Wechsel festlegen
Ein Wechsel zum Jahresanfang erleichtert die Übergabe, wenn das alte Kalenderjahr abgeschlossen ist. Gesetzlich vorgeschrieben ist dieser Zeitpunkt nicht. Bei einem Wechsel im laufenden Jahr müssen beide Anbieter genau festlegen, wer welche Abrechnungen, Meldungen und Korrekturen übernimmt und wie sie die Daten für das laufende Jahr übergeben.
Bei komplexen Abrechnungen kann ein Parallel- oder Vergleichslauf helfen, Fehler zu finden. Gesetzlich vorgeschrieben ist er nicht. Vereinbaren Sie vorher, wie lange der Vergleich dauert, wer Abweichungen prüft und welche Kosten anfallen. Legen Sie danach fest, ab wann der neue Anbieter die Abrechnung verbindlich übernimmt.
