Wenn ein Lohnbüro Ihre Lohnabrechnung übernimmt, berechnet es die Gehälter und erledigt je nach Auftrag auch Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherung. Sie müssen Änderungen bei den Beschäftigten und Arbeitszeiten ebenso wie Fehlzeiten und variable Zahlungen vollständig und rechtzeitig weitergeben.
Die Auslagerung überträgt Aufgaben, aber nicht automatisch alle Arbeitgeberpflichten. Vereinbaren Sie deshalb genau, wer die Daten liefert, die Abrechnung prüft und freigibt sowie die Zahlungen veranlasst.
Was das Lohnbüro übernimmt
Zuerst erfasst das Lohnbüro die Unternehmensdaten und Angaben zu den Beschäftigten. Es ordnet auch die vereinbarten Gehälter, Zulagen und weiteren Zahlungen den passenden Lohnarten zu. Lohnarten sind Kategorien für verschiedene Arten von Lohn und Gehalt. Bei einem Anbieterwechsel prüft und übernimmt das Lohnbüro außerdem die bisherigen Daten und Abrechnungen.
Im laufenden Betrieb berechnet der Dienstleister den Lohn anhand der Daten, die Sie ihm übermitteln. Je nach Auftrag ruft er die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ab. Das sind die Angaben, die für den Abzug der Lohnsteuer gebraucht werden. Der Dienstleister berechnet dann die Lohnsteuer und übermittelt die Lohnsteuer-Anmeldung. Zum Auftrag können auch Meldungen an die Sozialversicherung, Beitragsnachweise und Abrechnungen für Beschäftigte gehören. Im Vertrag steht, welche Leistungen enthalten sind.
Der Auftrag umfasst nicht automatisch weitere Leistungen. Dazu zählen Überweisungen, der Export von Daten für die Finanzbuchhaltung und das Aufbewahren von Unterlagen. Auch arbeitsrechtliche Fragen prüft das Lohnbüro nicht unbedingt, und die Zeiterfassung pflegt es nicht zwangsläufig. Halten Sie vor dem Vertragsabschluss schriftlich fest, wer abrechnet, Meldungen übermittelt, die Abrechnung freigibt, Zahlungen ausführt und Unterlagen aufbewahrt.
Welche Daten das Lohnbüro braucht
Für die erste Abrechnung braucht das Lohnbüro Angaben zum Arbeitgeber und Betrieb sowie vollständige Daten zu jeder beschäftigten Person. Dazu gehören zum Beispiel Geburtsdatum, Steuer-Identifikationsnummer, Krankenkasse, Eintrittsdatum und Art der Beschäftigung. Um die ELStAM abzurufen, braucht das Lohnbüro unter anderem das Geburtsdatum und die Steuer-ID. Außerdem muss es wissen, ob die Beschäftigung als Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis geführt wird.
Das Lohnbüro braucht außerdem den Arbeitsvertrag und Angaben zur Bezahlung, etwa Gehalt oder Stundenlohn, vereinbarte Arbeitszeit und regelmäßige Zulagen. Bei einem Minijob, einer studentischen Beschäftigung oder Elternzeit sind weitere Angaben und Nachweise nötig. Bitten Sie das Lohnbüro um eine Checkliste für die Beschäftigungsverhältnisse in Ihrem Betrieb.
Jeden Monat melden Sie alle Änderungen, die für die Abrechnung wichtig sind. Dazu gehören geleistete Stunden, Zuschläge, Urlaub, Krankheit, Überstunden, Prämien sowie Ein- und Austritte. Melden Sie auch Änderungen bei Gehalt, Arbeitszeit, Adresse oder Bankverbindung. Geben Sie bei jeder Änderung an, welche Person betroffen ist, für welchen Abrechnungsmonat sie gilt und ab welchem Datum. Ohne dieses Datum lässt sich eine Gehaltsänderung nur schwer dem richtigen Abrechnungszeitraum zuordnen.
Wer liefert und entscheidet?
Legen Sie im Betrieb fest, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Eine Person sammelt Änderungen und beantwortet Rückfragen. Sie selbst oder eine andere Person prüft und genehmigt die Abrechnung. In kleinen Unternehmen übernimmt diese Aufgaben oft die Geschäftsführung oder eine Person, die sich um Personal und Buchhaltung kümmert.
| Schnittstelle | Was übergeben oder entschieden wird |
|---|---|
| Beschäftigte an den Betrieb | Personalangaben und angeforderte Nachweise |
| Personalverantwortliche an das Lohnbüro | Verträge, Ein- und Austritte, Änderungen und Sonderfälle |
| Zeiterfassung an das Lohnbüro | Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten |
| Lohnbüro an den Betrieb | Abrechnungen, Rückfragen und vereinbarte Auswertungen |
| Lohnbüro an die Finanzbuchhaltung | Abrechnungs- und Buchungsdaten, sofern vereinbart |
| Betrieb an Bank, Finanzverwaltung oder Einzugsstellen | Zahlungen und Aufgaben, die nicht an den Dienstleister übertragen wurden |
Halten Sie die grundlegenden Angaben zu Betrieb und Beschäftigten aktuell. Prüfen Sie jeden Monat die Änderungen und senden Sie sie über den vereinbarten Weg, zum Beispiel über ein geschütztes Onlineportal. Das Lohnbüro klärt offene Fragen und erstellt die Abrechnung. Sie prüfen sie und geben sie wie vereinbart frei. Danach werden Zahlungen und Meldungen erledigt und Unterlagen abgelegt, jeweils nach der vereinbarten Aufgabenverteilung. Dokumentieren Sie Korrekturen und Änderungen, damit das Lohnbüro sie im Folgemonat berücksichtigt.
Legen Sie einen internen Termin für die Datenübergabe fest und bestimmen Sie eine Vertretung für Urlaub oder Krankheit. Das Gesetz schreibt keinen einheitlichen Übergabetermin für das Lohnbüro vor. Planen Sie genug Zeit ein, um Rückfragen zu klären und gesetzliche Melde- und Zahlungsfristen einzuhalten.
Häufige Fehler bei der Lohnabrechnung
Unvollständige oder widersprüchliche Angaben führen zu Fehlern. Eine falsche Krankenkasse, ein fehlendes Eintrittsdatum oder eine Änderung ohne Gültigkeitsdatum sorgt für Rückfragen oder eine falsche Abrechnung. Prüfen Sie die grundlegenden Angaben vor der ersten Abrechnung. Melden Sie spätere Änderungen schriftlich oder über den vereinbarten Weg.
Ordnen Sie Arbeitsstunden und Fehlzeiten eindeutig zu. Wenn niemand diese Angaben geprüft und freigegeben hat, weiß das Lohnbüro nicht sicher, welche Werte in die Abrechnung gehören. Bestimmen Sie, wer die Zeitangaben kontrolliert und wie Zuschläge und Abwesenheiten gemeldet werden. Bei einer späteren Betriebsprüfung können zum Beispiel Stundenzettel, Belege zu Fehlzeiten, Entgeltabrechnungen und Meldungen wichtig sein.
Erklären Sie bei besonderen Zahlungen, warum Sie sie leisten und auf welchen Zeitraum sie sich beziehen. Bei einer Prämie geben Sie an, wer sie erhält, wofür sie gezahlt wird und für welchen Zeitraum sie gilt. Klären Sie offene Fragen vor der Abrechnung, statt nur eine kurze Buchungsnotiz ohne weitere Angaben zu senden.
Auch eine falsche Betriebsnummer führt zu Fehlern. Sozialversicherungsmeldungen müssen dem Betrieb zugeordnet sein, in dem die Person beschäftigt ist. Die Nummer der Unternehmenszentrale gilt nicht automatisch für diesen Betrieb. Prüfen Sie die Zuordnung, wenn Sie den Auftrag einrichten und wenn sich der Einsatzort ändert. Die Bundesagentur für Arbeit nennt für fehlerhafte Meldungen in diesem Zusammenhang ein mögliches Bußgeld von bis zu 25.000 Euro. Dieses Bußgeld gilt nicht pauschal für jeden Fehler in einer Lohnabrechnung.
Fristen und Arbeitgeberpflichten
Für die Lohnsteuer-Anmeldung gilt grundsätzlich eine Frist bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums. Die einbehaltene Lohnsteuer ist ebenfalls bis dahin abzuführen. Der Anmeldungszeitraum ist im Regelfall der Kalendermonat; je nach Höhe der Lohnsteuer des Vorjahres gelten auch vierteljährliche oder jährliche Zeiträume.
Sozialversicherungsbeiträge sind grundsätzlich am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, für den der Lohn gezahlt wird. Der Nachweis über die Beiträge muss spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags vorliegen. Diese Fristen sind gesetzlich festgelegt. Setzen Sie den Termin für die Datenübergabe an das Lohnbüro früher an, damit noch Zeit für Rückfragen und Korrekturen bleibt.
Auch wenn ein Dienstleister die Abrechnung übernimmt, bleiben Arbeitgeberpflichten bestehen. Nach dem Einkommensteuerrecht haftet der Arbeitgeber für die Lohnsteuer. Im Sozialversicherungsrecht ist der Arbeitgeber grundsätzlich für die Beitragszahlung verantwortlich. In bestimmten Fällen haftet zusätzlich auch der Dritte, der Aufgaben übernimmt. Legen Sie deshalb im Vertrag fest, welche Aufgaben der Anbieter übernimmt und wie er Fehler korrigiert.
Prüfen Sie, ob der Anbieter die nötige Zulassung und Fachkenntnis für die vereinbarten Leistungen hat: Das Steuerberatungsgesetz erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen, laufende Lohnabrechnungen zu erstellen und Lohnsteuer-Anmeldungen auszufüllen. Daraus folgt nicht, dass jeder Anbieter zu weitergehenden Steuer- oder Rechtsfragen beraten darf. Klären Sie vor dem Auftrag, welche Leistungen der Anbieter erbringen darf und an wen Sie besondere Fachfragen richten.
Was Sie vor dem Vertrag klären
Lassen Sie sich vom Anbieter erklären, wie die monatliche Abrechnung abläuft und welche Leistungen im Preis enthalten sind. Klären Sie auch, wie Sie Daten übermitteln, bis wann der Anbieter sie annehmen kann, wie er mit fehlenden Angaben umgeht und was Korrekturen kosten. Fragen Sie, wer Abrechnungen und Meldungen übermittelt, Zahlungen ausführt und Unterlagen für Rückfragen oder Prüfungen bereitstellt.
Bestimmen Sie eine zuständige Person und eine Vertretung. Legen Sie außerdem fest, wer die Abrechnung freigibt und welche Änderungen besonders geprüft werden. Dazu gehören zum Beispiel Ein- und Austritte, Einmalzahlungen und auffällige Abweichungen zum Vormonat. So lässt sich auch bei ausgelagerter Abrechnung nachvollziehen, wer die Daten geliefert und wer das Ergebnis geprüft hat.
