Kleine Betriebe müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zuverlässig erfassen. Bei wenigen Beschäftigten an einem festen Standort reichen oft Stundenzettel oder eine gemeinsame Excel-Tabelle. Für Außendienst, wechselnde Einsatzorte oder Schichtarbeit eignet sich eher eine App oder ein Zeiterfassungssystem mit Terminal.
Beschäftigte müssen ihre Zeiten vollständig eintragen; eine verantwortliche Person muss sie prüfen und bei Bedarf vorlegen können. Papier kann genauso zuverlässig sein wie eine digitale Lösung. Sie lohnt sich, wenn sie etwa fehlende Einträge verhindert oder manuelle Übertragungen reduziert.
Gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung
Arbeitgeber müssen grundsätzlich die Arbeitszeit erfassen. Das Bundesarbeitsgericht leitete diese Pflicht 2022 aus dem Arbeitsschutzgesetz ab. Der Europäische Gerichtshof verlangt ein Verfahren, das Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich messbar macht. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) sieht derzeit keine allgemeine Formvorschrift: Handschriftliche Aufzeichnungen sind möglich, und Beschäftigte dürfen ihre Arbeitszeit selbst eintragen. Die Verantwortung für ein funktionierendes Verfahren bleibt beim Arbeitgeber.
Für bestimmte Beschäftigte und Branchen gelten neben dieser allgemeinen Pflicht besondere Dokumentationsregeln. Für bestimmte Beschäftigte und Branchen, darunter Minijobs und Bereiche wie das Baugewerbe oder die Gastronomie, gelten zusätzliche Vorgaben. Für die vom BMAS beschriebenen Mindestlohndokumentationen gilt: Die täglichen Arbeitszeiten müssen grundsätzlich bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach der Arbeitsleistung festgehalten werden. Auch § 16 des Arbeitszeitgesetzes nennt eigene Aufzeichnungspflichten und eine zweijährige Aufbewahrung für die dort bezeichneten Nachweise. Diese Frist gilt nicht pauschal für sämtliche Arbeitszeitdaten.
Prüfen Sie deshalb vor der Auswahl, welche Beschäftigtengruppen und Branchenregeln für Ihren Betrieb gelten. Lassen Sie Sonderfälle rechtlich prüfen.
Stundenzettel, Excel, App und Terminal
| Verfahren | Passt besonders zu | Vorteile | Aufwand und Nachteile | Kontrolle |
|---|---|---|---|---|
| Stundenzettel | Wenigen Beschäftigten an einem festen Standort mit einfachen Arbeitszeiten | Günstiger Einstieg, leicht zu erklären und ohne technische Einrichtung nutzbar | Jemand muss die Zettel einsammeln, unleserliche oder fehlende Angaben klären und die Zeiten zusammenführen | Eine verantwortliche Person kann Einträge prüfen. Änderungen und Gründe sollten nachvollziehbar bleiben. |
| Excel-Tabelle | Einem kleinen, stabilen Team mit Zugang zu einem gemeinsamen Rechner oder einer zentralen Datei | Anpassbar; Summen und Auswertungen lassen sich auf den Betrieb zuschneiden | Formeln, Dateiversionen, Zugriffsrechte und Sicherungen brauchen Pflege. Änderungen sind ohne bewusst eingerichtete Protokollierung nicht automatisch nachvollziehbar. | Plausibilitätsprüfungen und Übersichten sind möglich. Eine Person sollte die Datei verwalten und regelmäßig prüfen. |
| App | Außendienst, wechselnden Einsatzorten oder Beschäftigten ohne festen PC-Zugang | Zeiten lassen sich mobil eintragen; Erinnerungen, Freigaben und Berichte können die Prüfung erleichtern | Bedienbarkeit, Konten, Gerätezugang, Datenexport und Anbieterzugriff müssen vorab geprüft werden. Funktionen unterscheiden sich je nach Produkt. | Je nach App gibt es Freigaben und Berichte. Standortaufzeichnung ist für eine einfache Zeitbuchung nicht automatisch erforderlich. |
| Vollständiges System mit oder ohne Terminal | Schichtbetrieb, mehreren Standorten, Projektzeiten oder eng verbundenen Abrechnungsabläufen | Erfassung, Prüfung und Auswertung können in einem Ablauf zusammenlaufen. Ein Terminal eignet sich für einen festen Startpunkt, mobile Zugänge für wechselnde Orte. | Auswahl, Einrichtung und Schulung erfordern meist mehr Aufwand als Papier oder eine einfache Tabelle. Umfang und Zusatzkosten hängen vom konkreten Angebot ab. | Rollen, Korrekturfreigaben und Warnhinweise sind mögliche Funktionen. Prüfen Sie beim Anbieter, welche davon tatsächlich enthalten sind. |
Die Tabelle zeigt typische Vor- und Nachteile, keine gemessenen Durchschnittswerte. Es gibt keine belastbare allgemeine Preisrangliste oder verlässliche Vergleichswerte zu Einführungsdauer und Fehlerquoten. Vergleichen Sie deshalb konkrete Angebote und rechnen Sie neben dem Kaufpreis auch Verwaltung, Schulung und laufende Pflege ein.
Wann Papier oder Excel reicht
Ein Stundenzettel ist eine vernünftige Lösung, wenn wenige Beschäftigte am selben Ort arbeiten und ihre Zeiten ohne komplizierte Schicht- oder Projektregeln notieren. Legen Sie fest, wann Beschäftigte die Angaben einreichen und wer sie prüft. Fehlen regelmäßig Einträge, entstehen Nachfragen oder lassen sich Korrekturen nicht mehr nachvollziehen, wird der Ablauf schnell aufwendig.
Excel passt, wenn der Betrieb eine zentrale Datei zuverlässig verwalten kann. Verwenden Sie eine gemeinsame, geschützte Datei statt mehrerer Kopien, und bestimmen Sie eine zuständige Person. Prüfen Sie Formeln und Zugriffsrechte, sichern Sie die Datei und halten Sie Korrekturen so fest, dass später erkennbar bleibt, was geändert wurde. Eine Tabelle mit Summenformeln ersetzt keine Kontrolle der eingetragenen Zeiten.
Wann eine App oder ein Terminal hilft
Eine App passt gut, wenn Beschäftigte unterwegs oder an wechselnden Orten anfangen und enden. Prüfen Sie vor dem Kauf, ob die App Zeiten auch bei schlechter Verbindung zuverlässig erfasst, wie Beschäftigte falsche Einträge melden und wie der Betrieb Daten auswertet und exportiert. Diese Funktionen sind nicht bei jeder App gleich.
Ein Terminal ist vor allem dann sinnvoll, wenn Beschäftigte regelmäßig an einem festen Ort starten, etwa in einer Werkstatt oder Filiale. Bei mehreren Standorten oder Außendienst ist zu prüfen, ob das Angebot zusätzlich mobile Zugänge unterstützt. Ein vollständiges System lohnt sich, wenn der Betrieb Schichten, Zuschläge, Projektzeiten oder die Lohnabrechnung zusammenführen muss. Kaufen Sie keine Funktionen auf Vorrat: Benennen Sie zuerst den Engpass, den die Lösung beheben soll.
Kontrolle ohne Überwachung
Prüfen Sie, ob die Einträge vollständig sind, Beginn, Ende und Dauer zusammenpassen und Korrekturen nachvollziehbar sind. Beschäftigte sollten wissen, wer ihre Angaben sehen und bearbeiten kann und an wen sie sich bei Fehlern wenden.
Mehr Daten bedeuten nicht automatisch bessere Kontrolle. Eine einfache Zeitbuchung braucht nicht ohne konkreten Grund eine dauernde Standortaufzeichnung, ein Bewegungsprofil oder biometrische Merkmale wie einen Fingerabdruck. Prüfen Sie bei jeder zusätzlichen Funktion, ob sie für den Zweck wirklich nötig ist. Die Datenschutzkonferenz hat gerade bei GPS- und biometrischen Verfahren im Beschäftigungskontext auf das Überwachungspotenzial hingewiesen.
Datenschutz vor dem Kauf
Arbeitszeitdaten sind personenbezogen, wenn sie einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Das Bundesdatenschutzgesetz erlaubt ihre Verarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, wenn sie dafür erforderlich ist. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt unter anderem einen klaren Zweck, möglichst wenige Daten, begrenzte Zugriffe und eine geregelte Speicherung und Löschung.
Klären Sie vor dem Kauf, welche Angaben die Lösung erhebt und wer sie sehen oder ändern darf. Fragen Sie auch, wie lange der Anbieter Daten speichert, wie der Betrieb sie exportiert und löscht und welche Schutzmaßnahmen gelten. Erklären Sie den Beschäftigten den Zweck der Erfassung und den Ablauf für Korrekturen. Sammeln Sie keine Standort- oder Gerätedaten, wenn sie für die Zeitbuchung nicht gebraucht werden.
So führen Sie die Zeiterfassung ein
Legen Sie die Zeiterfassung Schritt für Schritt fest. Klären Sie vorher die Zuständigkeiten und Abläufe. So erkennen Sie im Alltag leichter, ob das Verfahren zum Betrieb passt oder geändert werden muss.
- Pflichten und Arbeitsabläufe klären: Erfassen Sie, wer im Betrieb arbeitet, an welchen Orten und mit welchen Schicht-, Branchen- oder Tarifregeln. Prüfen Sie mögliche Sonderfälle gesondert.
- Einträge und Zuständigkeiten festlegen: Halten Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit fest. Bestimmen Sie, wer fehlende oder unplausible Einträge prüft und wie Änderungen dokumentiert werden.
- Mit dem einfachsten passenden Verfahren starten: Testen Sie Stundenzettel oder eine Tabelle, wenn die Abläufe überschaubar sind. Bei mobiler Arbeit oder Schichten testen Sie die passende App oder das vollständige System mit den Beschäftigten, die es nutzen sollen.
- Den Ablauf im Alltag prüfen: Achten Sie auf fehlende Einträge, Rückfragen, Korrekturen und zusätzliche Verwaltungsarbeit. Wenn Beschäftigte Zeiten zuverlässig eintragen und der Betrieb sie ohne umständliche Nacharbeit prüfen kann, erfüllt die Lösung ihren Zweck.
- Erst bei einem klaren Engpass erweitern: Wiederkehrende Übertragungsarbeit, nicht nachvollziehbare Änderungen oder notwendige Schichtauswertungen können für ein größeres System sprechen. Prüfen Sie vorher, ob das Angebot die benötigten Funktionen tatsächlich enthält.
