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Adressmanager – die vernachlässigten Daten im Geschäftsleben

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ID-100154988Sie kennen den Spruch: Vitamin B schadet nur dem, der es nicht hat. Mit Vitamin B sind bekanntlich Beziehungen gemeint. Das gilt gerade im Geschäftsleben. Diese Beziehungen sind immer mit Personen verknüpft. Um mit Ihnen in Kontakt zu treten, bedarf es einer oder mehrerer Kontaktinformationen, wie Anschrift, Nummern von Telefon, Fax oder Handy, E-Mail Adresse, Skype-Id oder was die Technik heute so anbietet.

Privat reicht Ihnen dazu vielleicht noch das altbewährte Adressbüchlein. Im Business aber bestimmt nicht. Hier kommen Sie mit vielen Personen in Kontakt. Denken Sie nur einmal an Messebesuche, Informationsveranstaltungen, bei Kundenbesuchen. Auch Recherchen im Netz bringen den einen oder anderen potenziell interessanten Kontakt. Ja, werden Sie vielleicht jetzt sagen, das kommt bei mir alles in den PIM (Personal-Information-Manager). Der bekannteste Vertreter dieser Gattung ist im führenden Office-Paket enthalten. Das ist aber nichts anderes als das analoge Adressbüchlein in Digitaltechnik, ebenso wie die im Smartphone gespeicherten Kontaktdaten.

Tipp: Die Software von Infosense.de bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Adressverwaltung

Um die Kontaktdaten effektiv nutzbar zu machen, muss die elektronische Kontaktverwaltung beispielsweise die Möglichkeit bieten, die Adressen zu verschlagworten, ihnen also bestimmte Kategorien zuzuordnen, die Sie frei wählen können. Können Sie sich beispielsweise ein halbes Jahr nach einer Messe noch an die Namen erinnern? An Aufhänger wie "Druckerei, Berlin" werden Sie sich wohl erinnern, wenn es ein interessanter Kontakt war. Wenn es die eingesetzte Software nicht erlaubt, den Kontakt mit passenden Schlagwörtern zu verknüpfen, ist die Adresse im Pool verschwunden. Oder die Suche wird aufwändig und langwierig.

Denken Sie an den Akquisebereich. Hier hat man es mit einem ganz anderen Mengenaufkommen zu tun. Auch hier ist eine Zuordnung zu Gruppen wie Branchen, Regionen, PLZ-Bereichen, Betriebsgrößen oder Umsatzstärken unerlässlich, um eine Ansprache gezielt steuern zu können. Wollen Sie ein Serienanschreiben erstellen, muss die Kontaktverwaltung das direkt unterstützen, ohne Zwischenschritte – denn die kosten wertvolle Zeit. Ferner müssen die Anschriften in postalisch korrekter Form vorliegen. Lassen Sie die Aussendung von einem Dienstleister erledigen, müssen Sie ihm diese Daten zur Verfügung stellen. Hier benötigen Sie eine Exportmöglichkeit in alle gängigen Formate. Wenn der Kunde das gleiche Material mehrfach erhält, macht das keinen guten Eindruck und es entstehen unnötige Kosten. Ihre Adressverwaltung benötigt daher eine Funktion, die doppelte Einträge möglichst verhindert bzw. Dubletten findet.

Ein erfolgreicher Selbstständiger benötigt also eine effiziente Software-Lösung der Gattung

  • Adress-Programm,
  • Kontaktverwaltung,
  • CRM-Software,

um die drei gängigsten Gattungsbezeichnungen zu nennen. Diese sollte unbedingt über die folgenden Eigenschaften verfügen:

  • Große Datenbestände stabil und schnell verarbeiten können.
  • Die Einträge müssen kategorisierbar sein.
  • Selektionen anhand der Kategorien und auch anderer Informationen wie PLZ, Branche und dergleichen müssen einfach zu erstellen sein. D
  • ie direkte Zusammenarbeit mit Ihrer Office-Software sollte möglich sein.
  • Ein Daten-Import und -Export in alle gängigen Formate muss vorhanden sein.
  • Das Aufspüren von doppelten Einträgen sollte ebenso unterstützt werden
  • wie das Drucken von Listen.
  • Keineswegs ein Luxus, sondern wünschenswertes Feature ist die Option zu jeder Adresse zusätzliche Daten hinterlegen zu können wie Gesprächsnotizen, Besuchsberichte usw.
  • Ein Wiedervorlagensystem, das Sie daran erinnert, bestimmte Personen zu einem gegebenen Zeitpunkt zu kontakten ist bei der Akquisearbeit unerlässlich.

Unter www.allegro-it.de finden Sie weiterführende Informationen zu professionellen Adressmanager-Lösungen.

Praktisch und schnell ist der Briefversand über eine Online-Plattform wie www.livepost.at. Dort laden Sie Ihre Briefpost über das Internet hoch und diese wird anschließend automatisch tagesaktuell verschickt. Bei einigen Anbietern stehen Zusatzfunktionen wie der Versand von Einschreiben, das Bedrucken des Kuverts mit Firmenlogo und ähnliches zur Verfügung.

Bild: Image courtesy of khunaspix / FreeDigitalPhotos.net

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