Mehr Leistung im Büro

Am Anfang Ihrer Selbstständigkeit werden Sie anders zu tun haben, als an Ihre Büroeinrichtung zu denken. Ämter, Versicherungen, Banken und vor allem Ihre Kunden werden Sie davon abhalten, Ihr Umfeld einmal genauer zu beleuchten. Oft behelfen Sie sich mehr oder weniger gut, um sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können.
Kommt allerdings der erste Kunde zu Besuch oder Sie stellen Ihren ersten Mitarbeiter ein, müssen Sie handeln. Ein gut schönes und gut strukturiertes Büro ist schließlich das Aushängeschild Ihrer Firma und soll für Sie und Ihre Angestellten die perfekte Wohlfühlumgebung sein.
Gute Architekten, Bürofachhändler, kreative Raumgestalter und Feng Shui – Berater unterstützen Sie bei der Einrichtung Ihres Büros gerne. Doch gerade in der Gründungsphase haben Sie weder Zeit noch Geld, sich damit zu beschäftigen. Deshalb ist jetzt der Punkt, selber etwas zu tun und den gedanklichen Grundstein für Ihr zukünftiges Büro zu legen. Wenn Sie jetzt mit der Planung beginnen, fällt es Ihnen später leichter, jemanden mit weiteren Schritten zu beauftragen. Kosten und Zeit sparen Sie außerdem, da Sie in den Wachstumsphasen Ihrer Firma nicht jedes mal von vorne anfangen.
Doch wie sieht ein perfektes Arbeitsumfeld für Sie und Ihre Mitarbeiter denn nun aus?

Ein perfektes Arbeitsumfeld

Wenn Sie oder Ihre Angestellten den Arbeitsplatz wahrnehmen, geschieht das meist unterbewusst und subjektiv. Der Arbeitsplatz wird so wie er ist akzeptiert oder auch mal kritisiert. Wenn es zum Beispiel zieht oder kalt ist, sinken Motivation und Leistung nicht nur bei Ihren Mitarbeitern schnell. Eine schöne Büroausstattung ist nicht nur ein netter Gimmick, sondern fördert Leistungsbereitschaft und -fähigkeit des Menschen nachweislich.

Chaos ist produktiv!

Mitnichten! Dieses Argument wird gerade ordentlichen Menschen oft entgegengehalten. Doch wer am Morgen behauptet, das Chaos zu lieben, wird spätestens am Abend suchen und fluchen. Kosten- und zeitintensiv wird durch fehlerhafte Prozessabläufe und Durcheinander vermeidbarer Stress geschaffen.  Besonders wenn Ihr Büro aus einem Team an Mitarbeitern und Mitstreitern besteht, müssen Sie eine einheitliche Ordnung finden, sonst droht Bürokrieg! Hier sofort eine einheitliche Vorgehensweise festzulegen hilft, Kosten und Zeit zu sparen.

Gesetze und Verordnungen

Sobald Sie nur einen Mitarbeiter beschäftigen, werden Sie mit Gesetzen bei der Einrichtung Ihres Büros konfrontiert. Folgende Dinge sind hier klar geregelt:

• Flächenbedarf pro Arbeitsplatz
• Bewegungsfläche pro Arbeitsplatz
• Der Luftraum Ihres Büros
• Allgemeine Verkehrswege
• Verbindungsgänge zu den Arbeitsplätzen

Halten Sie die Arbeitsstättenverordnung nicht ein, drohen Ihnen empfindliche Bußgelder bis in einer Höhe von 5000.- Euro!
Sobald einer Ihrer Mitarbeiter behindert ist, müssen Sie zudem noch die Barrierefreiheit einhalten. Ihr Mitarbeiter soll sich ohne fremde Hilfe frei bewegen können.

Das Raumklima in Ihrem perfekten Büro

Auch Temperatur und Zugluft im Büro sind in der Arbeitsstättenverordnung geregelt. Da beides sehr subjektiv wahrgenommen wird, ist die Bereitschaft zur Änderung oft nur gering. Oft frieren und schimpfen die Mitarbeiter lieber, als den Grund Ihres Unbehagens herauszufinden. Unterschätzen Sie die Hinweise Ihrer Mitarbeiter nicht, auch wenn Sie selber nichts spüren, denn vieles merken Sie erst nach ein paar Stunden stillsitzen am jeweiligen Arbeitsplatz.  Gerade bei Zugluft ist Ursachenforschung wichtig. Manchmal kann zum Beispiel ein geänderter Sonnenstand unerwünschte Luftbewegungen im Büro auslösen.
In einem Büro fühlen Sie sich zwischen 21-22°C am wohlsten. 20°C sollten nicht unterschritten werden. Gemessen wird diese Temperatur 60 cm über dem Boden. Wenn es mal warm wird, sollten wenn möglich 26°C nicht überschritten werden. Mit 40 – 50% relativer Feuchte fühlt sich der klassische Büromensch am wohlsten. Wenn allerdings die Luftgeschwindigkeit von Zugluft 0,2m/s überschreitet, wird es ungemütlich. Die geforderten 0,1 bis 0,15m/s beeinträchtigen die Behaglichkeit am Arbeitsplatz nicht.

Licht und Farbe

Als Signalgeber für den biologischen Rhythmus braucht der Mensch Tageslicht, um sich wohl zu fühlen. Ein Fenster ist zwar in der Arbeitsstättenverordnung nicht mehr vorgeschrieben, doch für ausreichend Tageslicht müssen Sie sorgen. Grundsätzlich aber ist der Blick nach draußen für Augen und Mensch entspannend.
Besonders individuell ist das Bedürfnis nach Licht. Mit zunehmendem Alter benötigen Sie mehr davon, um gut lesen zu können. Eine schlechte Beleuchtung erzeugt zudem noch unerwünschte Reflexe, die sehr ermüdend sein können, ohne das Sie die Ursache kennen. Ein sparsames, reflexionsfreies Durchgangslicht und zusätzliche Arbeitsplatzleuchten für Sie und Ihre Mitarbeiter sind für ein Büro die bessere Lösung. Diese Arbeitsplatzleuchten können individuell geschaltet werden, und sparen dadurch Strom.
Ein gerne übersehener Baustein Ihres perfekten Büros ist das Farbkonzept. Farben steuern nicht nur das Wohlbefinden, sondern sagen auch etwas über die Corporate Identity Ihres Unternehmens aus. Betrachten Sie zum Beispiel das Unternehmen Google, wo selbst die Kühlleitungen für die Rechenzentren in den Firmenfarben gestaltet sind. Ob schön oder nicht – jede Farbe hat Ihre Wirkung auf den Menschen. Während Rot aggressiv stimmt, beruhigen blaue Töne. Grün ist gut für die Kreativität, während Gelb und Orange den Appetit fördern. Überlegen Sie sich bei der Farbauswahl also genau, was in dem Raum passieren soll.

Prüfsiegel für Qualität, Ergonomie, Umwelt und Gesundheit

Mit stinkenden Teppichen, Schränken oder Schreibtischen werden Sie sich automatisch krank fühlen. Unangenehme Gerüche lassen Sie an die Giftküchen der Hersteller denken. Dabei sind es oft die unsichtbaren Stoffe, die Ihre Gesundheit nachhaltig schädigen. Billige Möbel, wie sie oft in China hergestellt werden, bergen das Risiko einer erhöhten Schadstoffbelastung. Achten Sie beim Kauf Ihrer Büroeinrichtung auf die Prüfsiegel wie EMAS, Greenguard, OEKO-TEX®, das eco-INSTITUT-Label oder den Blauen Engel.
Die Sicherheit und Einhaltung der Normen werden durch das GS – Zeichen garantiert, während das Prüfsiegel AGR – Gesunder Rücken besonders rückengerecht gestaltete Produkte auszeichnet. Legen Sie besonderes Augenmerk auf die Echtheit der Prüfsiegel, denn diese werden in letzter Zeit gerade bei sehr preiswerten Produkten gerne mal gefälscht.
Mehr dazu finden Sie bei The Perfect Office – Prüfsiegel für Ihre Büroeinrichung.

Akustik im Büro

Menschen können nicht anders, auch wenn Sie wollen. Gesprochene Worte werden im Gehirn automatisch verarbeitet. Gerade lautes Telefonieren oder gar Privatgespräche im Büro nerven Kollegen am meisten. Konzentriertes Arbeiten ist hier kaum mehr möglich. Das Klappern der Tastatur, die Geräusche eines Lochers, Druckers oder der Kaffeemaschine kommen noch hinzu. Wenn Menschen ständig diesem Lärm ausgesetzt sind, brauchen Sie mehr Kraft, um sich zu konzentrieren. Dadurch lässt die Leistungsfähigkeit stark nach, und Sie ermüden schneller. Auch der Kopfhörer mit lauter Musik ist hier nur eine Notlösung.
Leider können Telefonator und Co. nur für kurze Zeit mundtot gemacht werden. Meistens vergessen sie sich in Kürze wieder beim Gespräch. Besser ist es, wenn sie sich gleich Gedanken über akustische Dämmung und optimale Raumaufteilung machen. Akustisch wirksame Trennwände oder das Verlegen eines Besprechungsortes sind nur zwei der Maßnahmen, mit denen Sie Ruhe ins Büro bringen. Achten Sie bei der Planung gleich darauf, das Lärm und Konzentration sich nicht vertragen!

Fitness und Gesundheit im Büro

Ein Büromensch unterscheidet sich körperlich von unseren steinzeitlichen Vorfahren verblüffend wenig. Während viele Dinge im Arbeitsumfeld dem Zeitgeschmack unterliegen, bleiben gewisse Grundparameter wie zum Beispiel die Auswirkungen einer sitzenden Körperhaltung immer gleich. Die Evolution verändert den Menschen nicht in dem Maße, wie Möbelhersteller es manchmal brauchen könnten. Unsere Wirbelsäule befindet sich noch im Entwicklungsstadium und ist für die aufrechte Haltung und besonders für das Sitzen nicht optimal ausgelegt. Unsere Arbeit zwingt uns oft, stundenlang in der gleichen Körperhaltung zu verharren. Auch unsere Vorfahren hätten unter Rückenschmerzen gelitten, wenn Sie sich weniger bewegt hätten.

Der Bürodrehstuhl

Kein anderes Möbel berührt Sie mehr. Manchmal verbringen Sie mehr Zeit auf ihm als auf Ihrer Matratze. Wenn Sie lange vor dem Bildschirm arbeiten, umschließt er Sie wie eine Decke und stützt Sie sanft, wenn Sie müde werden. Er drückt und behindert Sie nicht und lässt Bewegung zu, wenn Ihnen danach ist. Eigentlich spüren Sie ihn nicht… So sieht Ihr perfekter Bürodrehstuhl aus. Mit insgesamt 14 verschiedenen Verstellmöglichkeiten bietet sich Ihnen ein breites Spektrum an Herstellern und Modellen. Mehr Entscheidungshilfen und Informationen zum Kauf Ihres Bürodrehstuhls finden Sie hier.

Das sind nur einige aber wichtige Meilensteine für Ihr Arbeitsumfeld. Wenn Sie Ihr perfektes Büro bereits haben, hören Sie nie auf, daran zu arbeiten. Es ist einer Ihrer wichtigsten Wettbewerbsvorteile, in einer perfekten Umgebung bessere Leistungen mit hochmotivierten Mitarbeitern zu erreichen.

Weiterführende Informationen zum Thema:

• Mehr Informationen über Einrichtung, Bürokultur, Organisation, Fitness und Gesundheit im Büro sowie Leistungsfähigkeit am Arbeitsplatz finden Sie unter The Perfect Office.
• berkemeyer.net unterstützt Unternehmen dabei, ihre Mitarbeiter durch aktivierende Seminare, Vorträge und Coaching zu motivieren.
• Büroreinigung in Berlin: www.reinigen-berlin.de

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