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Diese Aufgaben übernimmt ein Lohnbüro

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Die Lohnabrechnung und Lohnbuchhaltung ist in jedem Unternehmen Pflicht, das Mitarbeiter beschäftigt. Gleichzeitig gehört sie nicht unbedingt zum Kerngeschäft und kommt daher für Outsourcing in Betracht. Outsourcing-Partner ist in diesem Bereich häufig ein externes Lohnbüro, das diverse Aufgaben übernimmt.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung stellt ein komplexes Feld dar. Für korrekte Abrechnung und Verbuchung sind zahlreiche Vorschriften zu beachten. Sozialabgaben müssen zutreffend ermittelt und abgeführt werden. Die Lohnsteuer ist einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Und im Betriebsalltag gibt es eine Vielzahl an möglichen Konstellationen, bei denen Besonderheiten bei der Abrechnung gelten. Bei Elternzeit, Altersteilzeit, Mutterschaftsurlaub, längerer Krankheit oder Kurzarbeit ändern sich die Berechnungsmodalitäten für Lohn und Gehalt erheblich. Kompliziert wird es auch bei Provisionen oder Stundenlöhnen, weil dann zusätzlich Provisionsgrundlagen bzw. die zu vergütenden Leistungen miterfasst werden müssen.

Buchhalterisches und juristisches Know How gefragt

Die Abrechnung wird aber auch sonst durch vielfältige Anforderungen geprägt. Neben Gehaltsanpassungen und Neueinstufungen ergibt sich immer wieder Anpassungsbedarf: durch betriebliche Regelungen mit Vergütungswirkung (zum Beispiel im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge), Krankenkassenwechsel, Beitragsänderungen etc. Ein gutes Lohnbüro kennt sich auch in diesen Fällen aus und weiß um die jeweils relevanten Vorschriften. Es vereint buchhalterisches und juristisches Know How.

Darüber hinaus erledigt das Lohnbüro administrative Aufgaben wie Krankenkassen-, Versicherungs- oder Finanzamts-Meldungen und übernimmt die Archivierung von Lohn- und Gehaltsdaten. Idealerweise ist das Lohnbüro über entsprechende IKT-Schnittstellen direkt an die Betriebs-EDV angebunden, so dass problemloser Datentransfer für Abrechnungs- und Buchführungszwecke gewährleistet ist. Die Dienstleistung kann dann sehr zeitnah erbracht werden und mögliche Fehlerquellen entstehen erst gar nicht.

Warum ein Lohnbüro beauftragen?

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet die Beauftragung eines Lohnbüros einen Mehrwert und bietet viele Vorteile:

  • durch die Auslagerung müssen keine eigenen Kapazitäten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung vorgehalten werden;
  • in der Regel ist das gleichbedeutend mit einer nachhaltigen Fixkostenentlastung. Die Leistungen des Lohnbüros können genau nach Bedarf in Anspruch genommen werden;
  • es entsteht kein eigener Aufwand für die Erfassung und Berücksichtigung von rechtlichen Änderungen, Wechseln, Anpassungen usw., denn das gehört zu den Lohnbüro-Aufgaben;
  • das Lohnbüro ist (mit) in der Haftung für korrekte Abrechnungen und Buchführung.

Wer bietet die Leistung Lohnbüro an?

Oft wird die Funktion des Lohnbüros von Steuerberatern übernommen, da diese in vielen Fällen auch die sonstige Buchführung für ihre Mandanten erledigen. Es gibt aber auch externe Lohnbüros, die sich originär und ausschließlich um die Aufgabe kümmern. Nicht selten arbeiten sie mit Steuerberatern zusammen. Manchmal werden neben der Lohnbüro-Tätigkeit weitere Leistungen bei Personalverwaltung und -management geboten.

Bild: Bigstockphoto.com / primipil

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