Grundlagen der Buchführung

Wer den Schritt in die Selbstständigkeit wagt, ist dazu verpflichtet, eine Buchhaltung zu führen. Darüber hinaus ist sie auch für den Unternehmer selbst ein wichtiges Instrument für die Optimierung von Geschäftsprozessen. Die Buchführung kann jedoch sehr mühsam sein, vor allem, weil sich viele Neugründer mit den betriebswirtschaftlichen Pflichten nicht so recht auskennen.

Was gehört zur Buchhaltung und was leistet sie?

In der Buchhaltung werden alle unternehmensbezogenen Vorgänge, wie zum Beispiel Einnahmen und Ausgaben, festgehalten, damit anschließend der Gewinn bzw. Verlust des Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum (Monat, Quartal, Jahr) bestimmt werden kann. Damit kann sich der Unternehmer einen Überblick darüber verschaffen, wie er in Zukunft Kosten einsparen und seinen Umsatz steigern kann. Eine übersichtliche Buchführung ist außerdem wichtig für die Gewährung von Krediten. In den meisten Fällen gewähren Banken Unternehmen nämlich nur dann Kredite, wenn sie ordentlich geführte Bücher vorlegen können. Schließlich ist die Buchführung auch für das Finanzamt entscheidend. Dieses wird die Richtigkeit der Zahlen in der Steuererklärung prüfen. Auch im Falle einer Betriebsprüfung ist es für das Unternehmen von Vorteil, eine saubere Buchführung vorzuweisen.

Die Buchhaltung selbst übernehmen oder verwalten lassen

Viele Jungunternehmer kennen sich nicht mit Betriebswirtschaft aus und haben auch keine Erfahrungen mit der Buchführung eines Unternehmens. Deswegen entscheiden sie sich häufig dafür, die Buchhaltung von einem externen Buchhalter anfertigen zu lassen. Dieser Schritt ist aber üblicherweise sehr kostenintensiv und kann vor allem junge Unternehmen stark belasten. Eine günstigere Alternative ist die Anschaffung einer Buchhaltungssoftware, wie beispielsweise der von Lexware. Mit dieser kann die komplette Buchhaltung korrekt erstellt werden. Das Programm bietet auch unerfahrenen Unternehmern die Möglichkeit, ihre Buchhaltung selbstständig anzufertigen. Durch seinen Aufbau ist es optimal auf die Anforderungen des Finanzamtes zugeschnitten. Zusätzlich können sich Unternehmer in Volkshochschulen oder über das Internet im Bereich der Buchführung weiterbilden.

Lückenloses Dokumentieren notwendig

Bei der Buchhaltung ist es wichtig, dass sie von Beginn an sauber und vollständig geführt wird. Sonst können zu einem späteren Zeitpunkt eventuell Vorgänge nicht mehr nachvollzogen und gebucht werden. Stellt das Finanzamt Unregelmäßigkeiten fest, kann dies schnell zu Strafen führen. Deshalb ist es wichtig, im Bereich von Ausgaben und Einnahmen alle Vorkommnisse streng zu dokumentieren. Dazu gehören vor allem folgende Posten:

• Geschäfte mit Kunden
• Geschäfte mit Lieferanten
• Neuanschaffungen
• Wareneingänge
• Warenausgänge
• Lohnzahlungen
• Aufnahme von Krediten
• Abschreibungen

Für eine ordentliche Buchführung ist es ebenso wichtig, Rechnungen, Belege und Quittungen stets aufzubewahren und nach Datum zu sortieren. Nur so können alle Vorgänge auch im Nachhinein noch nachvollzogen werden.

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