Zeiterfassungssysteme: Möglichkeiten der Arbeitszeit-Erfassung

Die vereinbarte Arbeitszeit ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Arbeitsvertrags. Oft ist sie einzelvertraglich geregelt, manchmal ergibt sie sich aus einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung. Die Erfassung von Arbeitszeiten ist aber nicht nur eine Sache zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Das Arbeitszeitgesetz sieht zwingende Regeln vor, deren Einhaltung die zuständigen Behörden von Zeit zu Zeit kontrollieren. Verstöße sind mit hohen Bußgeldern bedroht. Deshalb müssen Arbeitszeiten selbst dann dokumentiert werden, wenn Vertrauensarbeitszeit vereinbart ist. Die Dokumentation kann durch eigene Aufzeichnungen erfolgen. Einfacher und im Fall einer Kontrolle besser auswertbar ist aber die Nutzung eines Zeiterfassungssystems.

Der Stundenzettel funktioniert auch digital

Ein Klassiker vor allem in kleineren Handwerksbetrieben ist immer noch der Stundenzettel. Er kann unterwegs, zum Beispiel nach Kundenterminen, ganz einfach manuell gefüllt werden und dient auch der Rechnungsstellung. Der Nachteil: Auswertbar ist er nur, wenn er später in ein digitales Medium übertragen wird. Das bindet Kapazitäten im Büro. Und erst mit der Erfassung fallen Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz auf. Ein wenig einfacher wird es, wenn die Zeiterfassung in einer Tabellenkalkulation wie Microsoft Excel erfolgt. Excel kann Kalenderdaten darstellen und mit Uhrzeiten rechnen, wenn man Zahlenformate und Formeln richtig anlegt. Auf einen Blick erkennt man zum Beispiel, ob die tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit nicht überschritten wurde und ob die Ruhezeit von elf Stunden zwischen Arbeitsende am Abend und Arbeitsbeginn am folgenden Morgen eingehalten ist. Etwas komplizierter wird es mit den Pausen. Einfache Excel-Sheets erlauben in der Regel nur die Eingabe einer aufsummierten Pausenzeit des gesamten Tages. So kann man immerhin die Beachtung der Mindestpausen (30 Minuten nach sechs Stunden Arbeit, 45 Minuten bei einem Neun-Stunden Tag) prüfen. Nicht nachprüfbar sind die anderen Bestimmungen aus § 4 Arbeitszeitgesetz: Wer drei Raucherpausen à zehn Minuten macht, kommt seiner gesetzlichen Pausenpflicht nicht nach, denn nur Pausen von mindestens 15 Minuten zählen. Auch wer die große Pause erst nach sieben Stunden Arbeit einläutet, verstößt gegen das Gesetz.

Komplette Kontrolle nur über große Lösungen

Will der Arbeitgeber alle gesetzlichen Bestimmungen vollkommen kontrollieren und auswerten, braucht er eine umfassende Zeiterfassung aus dem Fachhandel für Bürobedarf von Kaiser + Kraft. Sie besteht aus Hardware (Terminals, das digitale Pendant zur Stempeluhr) und Software. Die Software übernimmt nicht nur Speicherung und Auswertung, sondern erlaubt auch Buchungskorrekturen wie das Erfassen von Urlaub, Krankheit, Dienstreisen und mobilem Arbeiten. Durch ein Berechtigungskonzept wird geregelt, welche Eingaben die Mitarbeitenden selbst vornehmen dürfen bzw. müssen, ob eine Genehmigung durch die Führungskraft erforderlich ist und welche Buchungen nur durch Zeitbeauftragte oder die Abteilung HR gemacht werden können. Komplexe HR-Systeme verknüpfen Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung, sodass Mehrarbeitsvergütung einschließlich eventueller Zuschläge automatisch ausgezahlt wird.

Mitbestimmung einbeziehen

Jede Zeiterfassung ist ein Instrument, das der Leistungs- und Verhaltenskontrolle dienen kann. Damit besteht in Unternehmen mit einem Betriebsrat eine Mitbestimmungspflicht nach § 87 Betriebsverfassungsgesetz. Im öffentlichen Dienst ist der Personalrat zuständig. Aber auch ohne Betriebs- bzw. Personalrat darf ein Arbeitgeber nicht willkürlich Arbeitszeiten erfassen und auswerten. Sowohl das Grundgesetz als auch das Datenschutzrecht setzen hier Grenzen. Die Erfassung muss einem Zweck dienen, der Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit gilt auch im Arbeitsverhältnis.

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